L'app per i genitori del nido che sostituisce gruppi WhatsApp e biglietti al cancello

Il gruppo WhatsApp della sezione ha 40 messaggi non letti: tre sono l'avviso della chiusura per il ponte, il resto sono "grazie", foto di compleanni e domande già risposte. Al cancello una mamma dice all'educatrice che venerdì il bambino esce prima, l'educatrice se lo segna su un post-it, e il post-it resta nella tasca del grembiule.

Chi cerca un'app per i genitori dell'asilo nido di solito non vuole un'altra chat. Vuole che gli avvisi importanti arrivino e si sappia chi li ha letti, che le assenze e le uscite anticipate restino scritte da qualche parte, e che le famiglie smettano di chiedere a voce le cose che si potrebbero leggere.

Nido ha un'app famiglie collegata al gestionale della struttura: la segreteria pubblica, le educatrici compilano, i genitori leggono, confermano e chiedono, e tutto resta registrato.

La bacheca nell'app: gli avvisi che chiedono conferma hanno il pulsante Ho letto.

Perché le chat di sezione non bastano

• Gli avvisi si perdono. Una chiusura straordinaria scorre via tra decine di messaggi, e nessuno sa chi l'ha vista.
• Le richieste restano a voce. Assenze, ritardi, deleghe al ritiro: dette al cancello o al telefono, non lasciano traccia.
• Tutti scrivono a tutti. Un avviso per una sola sezione finisce a tutta la struttura, e le famiglie imparano a ignorarlo.
• Le foto girano senza controllo. In un gruppo, la foto di gruppo arriva anche ai genitori degli altri bambini (il tema è trattato nella pagina sul consenso alle foto).
• Il numero personale dell'educatrice. Messaggi alle 22, risposte da dare fuori orario.

Come funziona l'app famiglie di Nido

1. L'invito. La segreteria abilita il tutore e Nido manda l'email "Il tuo accesso a Nido" con il pulsante Scegli la tua password. Il link vale 7 giorni e si può inoltrare anche su WhatsApp. L'app si apre dal browser e si aggiunge alla schermata Home: niente store.
2. Il livello di accesso. Sul legame tra adulto e bambino si sceglie Completo, Base, Solo ritiro o Nessun accesso. Con Completo il genitore vede diario, foto e messaggi; con Base e Solo ritiro presenze e comunicazioni.
3. Oggi. La prima schermata mostra per ogni bambino lo stato del giorno, l'entrata con chi l'ha accompagnato, l'uscita con chi l'ha ritirato e, quando l'educatrice lo pubblica, umore, pasti, riposo e osservazioni. Da qui si aprono il diario completo e le foto (il diario è spiegato nella pagina sul diario giornaliero del nido).
4. Bacheca con presa visione. In Comunicazione › Comunicazioni la segreteria scrive l'avviso, sceglie la categoria (Avviso, Chiusura, Promemoria, Menu, Nuova attività, Variazione orari, Urgente), un Riepilogo di massimo 160 caratteri che diventa il testo della notifica e i destinatari: Tutta la sede, Alcune sezioni o Singoli bambini. Con Richiedi presa visione il genitore vede Da confermare e il pulsante Ho letto; si possono anche fissare in cima, allegare PDF e dare una data di scadenza.
5. Richieste con esito. Dalla schermata Richieste il genitore sceglie bambino, Motivo, Per il giorno e Dettagli, poi Invia richiesta. Nel gestionale arrivano in Comunicazione › Richieste con Approva (con una risposta facoltativa) o Rifiuta (con il motivo). Un'assenza approvata con il giorno indicato finisce da sola nel registro come Assenza giustificata, con il motivo, senza creare doppioni.
6. Messaggi. Le conversazioni le apre la struttura, su un oggetto e magari su un bambino; il genitore legge e risponde dall'app, le educatrici dalla loro. Una conversazione Chiusa resta leggibile ma non accetta risposte.
7. Pagamenti. Il genitore consulta i documenti intestati a lui con stato e scadenza, e il riepilogo delle spese di frequenza per la dichiarazione (vedi la pagina sulla ricevuta per la detrazione).

Una richiesta di assenza inviata dall'app, con lo stato che cambia quando la segreteria risponde.

Le notifiche: quando arrivano e quando no

Nelle Impostazioni dell'app il genitore attiva le notifiche sul telefono e, nel riquadro Cosa vuoi ricevere, sceglie per ogni argomento se ricevere la Notifica push, l'Email o entrambe. All'inizio sono attive solo le push. Oggi le notifiche partono in tre momenti:

L'esito di una richiesta, le foto nuove e i documenti di pagamento si trovano aprendo l'app, nelle rispettive schermate.

Tre regole da conoscere:

• Ore di silenzio. Dalle 21 alle 7 le notifiche push non partono, anche per chi non ha mai aperto le impostazioni. Non vengono rimandate al mattino: la novità si ritrova aprendo l'app.
• Gli urgenti passano sempre. Le comunicazioni Urgente, Chiusura e Variazione orari arrivano come push anche di notte e anche se il genitore ha tolto la spunta.
• Una notifica per avviso. Un genitore con due figli raggiunti dalla stessa comunicazione riceve una sola notifica, non due.

Toccando la notifica l'app si apre sulla pagina giusta: il diario del bambino, l'avviso in bacheca o la conversazione.

Dal gestionale si vede la percentuale di presa visione di ogni avviso.

Per chi è

Per la segreteria che oggi gestisce cinque gruppi WhatsApp, per la coordinatrice che deve essere certa che una chiusura sia arrivata a tutte le famiglie, per le educatrici che non vogliono dare il proprio numero, e per i genitori che vogliono sapere com'è andata la giornata senza chiedere al cancello.

WhatsApp, email o app: il confronto

Cosa l'app non fa

• Non è negli store. È una web app da aggiungere alla Home; su iPhone è necessario per ricevere le notifiche.
• Il genitore non apre conversazioni. Risponde a quelle aperte dalla struttura; per il resto usa le Richieste.
• Non si annulla una richiesta inviata dall'app: si avvisa la segreteria, anche con una richiesta di tipo Altro.
• Non esiste un tipo di richiesta per i farmaci: i farmaci autorizzati si registrano nella scheda del bambino dalla segreteria.
• Non si paga dall'app. I documenti si consultano; incassi e mandati si registrano nel gestionale.
• Niente SMS. Le notifiche sono push ed email.
• Ore di silenzio fisse dall'app. Il genitore sceglie argomenti e canali, non l'orario della pausa notturna.

Domande frequenti

L'app dei genitori si scarica dall'App Store o da Google Play?

No. L'app famiglie di Nido è una web app: si apre dal browser del telefono e si aggiunge alla schermata Home come un'icona. Non serve passare dagli store né registrarsi: è la segreteria a creare l'accesso e a mandare l'invito via email, valido 7 giorni. Su iPhone va aggiunta alla Home per ricevere le notifiche.

Come faccio a sapere se i genitori hanno letto un avviso?

Pubblicando la comunicazione con Richiedi presa visione. Il genitore vede l'etichetta Da confermare e il pulsante Ho letto; nel gestionale la colonna Presa visione mostra la percentuale di conferme e il filtro Presa visione incompleta trova gli avvisi a cui manca qualcuno, con il dettaglio di chi ha letto e chi ha confermato.

I genitori ricevono notifiche anche di notte?

Di norma no: le notifiche push non partono dalle 21 alle 7 e le novità restano nell'app. Fanno eccezione le comunicazioni di categoria Urgente, Chiusura e Variazione orari, che arrivano sempre come notifica push, anche se il genitore ha tolto la spunta. Le email sono spente finché il genitore non le attiva.

Un genitore può comunicare un'assenza dall'app?

Sì, dalla schermata Richieste: sceglie il bambino, il motivo (Assenza, Ritardo in entrata, Uscita anticipata, Richiesta di colloquio, Delega al ritiro, Altro), il giorno e i dettagli. La segreteria la approva o la rifiuta con una risposta, e un'assenza approvata compare nel registro come Assenza giustificata.

I nonni o la baby sitter possono usare l'app?

Sì, con un loro accesso e un livello diverso da quello dei genitori. Con Solo ritiro o Base vedono presenze e comunicazioni ma non il diario né le foto; con Completo vedono tutto. Il livello si imposta sul legame tra adulto e bambino, e con Nessun accesso il bambino non compare nell'app.

Un genitore con figli in due nidi deve avere due account?

No. Se le due strutture usano Nido, lo stesso account può essere collegato a entrambe: nell'app compaiono i bambini di ogni nido, e richieste, messaggi e conferme di lettura arrivano alla struttura giusta. Se una delle due revoca l'accesso, l'altra continua a funzionare.

Inizia

Guarda la pagina della sede di esempio, con il collegamento all'area famiglie. Per vedere bacheca, richieste e notifiche con i dati della tua struttura, Richiedi una demo. Trovi le altre funzioni in tutte le guide.