Detrazione delle spese di asilo nido: il riepilogo che la segreteria non deve rifare a mano

Ogni primavera succede la stessa cosa: arriva il periodo del 730 e in segreteria il telefono non smette di suonare. "Mi mandate la ricevuta per la detrazione?", "Il CAF vuole il totale dell'anno", "Ho pagato settembre in contanti, va bene lo stesso?". Qualcuno apre l'estratto conto, qualcun altro il quaderno delle rette, e si rifanno a mano dodici mesi di pagamenti per ogni famiglia.

La ricevuta per la detrazione delle spese di asilo nido è un documento semplice solo in apparenza. Deve essere intestata alla persona giusta, deve riguardare le voci giuste e deve corrispondere a pagamenti tracciabili. Se durante l'anno la segreteria non ha registrato chi paga, come e per cosa, a maggio deve ricostruirlo.

Il gestionale Nido lavora al contrario: ogni incasso viene registrato una volta sola, con metodo ed esito, sul documento intestato a un tutore. Il riepilogo per la famiglia si calcola da questi dati, senza fogli paralleli.

Pagamenti nell'app famiglie: il totale dell'anno in corso con il riferimento all'art. 15 TUIR.

Prima una premessa sulla norma

Le spese di frequenza degli asili nido rientrano tra gli oneri detraibili previsti dall'art. 15, comma 1, lett. e-bis del TUIR, lo stesso riferimento che Nido mostra alle famiglie. Percentuali, importi massimi, requisiti e rapporto con altre agevolazioni, come il bonus asilo nido INPS, cambiano nel tempo: questa pagina non li riporta di proposito. Per i numeri dell'anno di riferimento, la struttura e le famiglie devono consultare le istruzioni dell'Agenzia delle Entrate o il proprio commercialista o CAF. Qui parliamo di cosa può fare la segreteria perché i dati siano in ordine.

Perché a maggio il riepilogo è un problema

• L'intestatario è sbagliato o manca. La retta la paga il padre, il documento è intestato alla madre, il codice fiscale non è mai stato raccolto.
• I metodi di pagamento non sono registrati. Sull'estratto conto i bonifici ci sono, ma i contanti presi allo sportello sono solo in un quaderno.
• Le voci sono mescolate. Retta, pasti extra, laboratori e feste finiscono nello stesso totale anche se non tutte le voci sono trattate allo stesso modo.
• Ogni famiglia chiede in un momento diverso. E ogni richiesta è un'ora di lavoro ripetuta.

Come lo gestisce Nido

1. Intestatario retta con codice fiscale. Nell'iscrizione, scheda Retta, si sceglie l'Intestatario retta: il gestionale ricorda che il codice fiscale di questa persona finisce sui documenti detraibili. Se il campo è vuoto, Nido usa il tutore segnato come pagante nella scheda del bambino. Il codice fiscale si compila nell'anagrafica del tutore e in quella del bambino.
2. Documenti con il tipo giusto. Ogni documento in Amministrazione › Fatture e ricevute ha un tipo: Retta mensile, Quota di iscrizione, Servizi extra, Prenotazione, Nota di credito. Emetti congela nome e codice fiscale dell'intestatario sul documento: se poi l'anagrafica cambia, il documento emesso resta com'era.
3. Incasso con metodo ed esito. Con Registra incasso si indicano importo, metodo (Bonifico, Addebito SEPA, Carta online, Contanti, Assegno, POS), data e riferimento, per esempio il CRO del bonifico. Se si sceglie Contanti, il modulo avvisa: "I contanti non sono tracciabili: la famiglia perde la detrazione".
4. Il riepilogo si calcola da solo. Per ogni intestatario e per anno solare, Nido somma solo gli incassi riusciti, solo con metodo tracciabile (tutti tranne i contanti) e solo sui documenti di tipo Retta mensile e Quota di iscrizione. I contanti vengono sommati a parte, non nascosti. Il totale si divide per bambino.
5. La famiglia lo vede nell'app. In Pagamenti il riquadro Spese per la frequenza di asili nido e ludoteche mostra il totale dell'anno, il riferimento normativo e, con più figli, il dettaglio per ciascuno. Sotto compare, se c'è, la riga "… pagati in contanti non concorrono alla detrazione". Un genitore che ha bambini in più strutture che usano Nido vede un riepilogo che somma le schede di tutte.

Esempio: un anno di una famiglia (numeri di esempio)

Una madre è intestataria delle rette di due figli. Gli importi sono inventati per mostrare il calcolo, non hanno nulla a che fare con i limiti di legge.

Nell'app la famiglia vede un totale di 720 €, diviso in 480 € per il primo figlio e 240 € per il secondo, e la nota che 380 € pagati in contanti non concorrono. Il bonifico fallito non conta finché non viene registrato un incasso riuscito.

Checklist per la segreteria, durante l'anno

• All'iscrizione, compila Intestatario retta e verifica il codice fiscale del tutore e del bambino.
• Emetti i documenti col tipo corretto: la retta come Retta mensile, la quota come Quota di iscrizione, feste e laboratori come Servizi extra o Prenotazione.
• Registra ogni incasso con il metodo reale e il riferimento del bonifico.
• Se un bonifico torna indietro, registra l'esito Fallito o Storno bancario invece di cancellare.
• Ricorda alle famiglie, prima che paghino, che i contanti di norma fanno perdere la detrazione.
• A fine dicembre invita le famiglie a salvare il totale mostrato in Pagamenti (vedi i limiti qui sotto).

In Incassi la colonna Detraibile segnala gli incassi riusciti con metodo tracciabile.

Per chi è

• Segreteria, che smette di ricostruire i pagamenti a mano ogni primavera.
• Titolari, che vogliono documenti intestati correttamente e meno contestazioni con le famiglie.
• Genitori, che trovano il totale nell'app senza dover chiedere: di cosa c'è nell'app si parla nella pagina sull'app per i genitori dell'asilo nido.

Confronto con le alternative di oggi

Limiti onesti

• Solo l'anno in corso nell'app. Il riquadro mostra l'anno solare corrente: dal primo pagamento di gennaio riparte da capo e oggi l'app non ha un selettore per gli anni precedenti. Per l'anno chiuso la segreteria può ricostruire i dati da Amministrazione › Incassi con i filtri Dal / Al, Metodo, Esito e Solo contanti, che mostrano il totale degli importi filtrati; non c'è però un filtro per famiglia.
• Nessun PDF da scaricare. Il riepilogo è una schermata dell'app, non un documento stampabile generato da Nido.
• Extra dentro la retta. Il calcolo guarda il tipo di documento: gli addebiti extra accorpati nella retta del mese, come fa Genera rette del mese, rientrano nel totale di quella retta. La colonna Detraibile in Incassi, invece, guarda solo esito e metodo.
• Nessun invio all'Agenzia delle Entrate e nessuna fatturazione elettronica verso lo SDI.
• Nessun pagamento online. I pagamenti avvengono fuori dall'app e si registrano a mano: il flusso completo è nella pagina sulla gestione delle rette dell'asilo nido. Il quadro d'insieme del prodotto è nella guida al gestionale per asilo nido.

Domande frequenti

Che ricevuta serve alla famiglia per detrarre le spese dell'asilo nido?

In genere serve un documento della struttura intestato a chi ha sostenuto la spesa, con i dati del bambino, insieme alla prova di un pagamento tracciabile. Il riferimento è l'art. 15, comma 1, lett. e-bis TUIR, ma requisiti, importi detraibili e limiti cambiano nel tempo: vanno verificati sul sito dell'Agenzia delle Entrate o con un commercialista o CAF.

La retta dell'asilo nido pagata in contanti è detraibile?

La detrazione richiede pagamenti tracciabili, quindi i contanti di norma ne restano fuori: verifica i dettagli con l'Agenzia delle Entrate o con il commercialista. In Nido, quando la segreteria sceglie Contanti come metodo, il modulo avvisa che la famiglia perde la detrazione e il riepilogo nell'app indica quella somma a parte.

Pasti extra, laboratori e feste entrano nel riepilogo della detrazione?

Il riepilogo di Nido conta solo gli incassi sui documenti di tipo Retta mensile e Quota di iscrizione. I documenti di tipo Servizi extra e Prenotazione restano fuori. Se però un extra è stato accorpato come riga nella retta del mese, fa parte di quel documento: in quel caso conviene verificare con il commercialista come trattarlo.

Dove trova la famiglia il totale delle spese di frequenza?

Nell'app famiglie, schermata Pagamenti. In cima c'è il riquadro Spese per la frequenza di asili nido e ludoteche con il totale dell'anno solare in corso, il riferimento all'art. 15 TUIR e, con più bambini, il dettaglio per ciascuno. Il riquadro compare dopo il primo pagamento detraibile dell'anno.

Nido invia le spese di frequenza all'Agenzia delle Entrate?

No. Nido calcola il riepilogo per la famiglia ma non fa alcun invio telematico all'Agenzia delle Entrate e non trasmette fatture allo SDI. Se la struttura ha obblighi di comunicazione dei dati, li gestisce come oggi, con il proprio consulente fiscale.

Inizia

Guarda come si presenta una sede su Nido nella pagina pubblica della sede di esempio e, se vuoi vedere rette, incassi e riepilogo nell'app famiglie, Richiedi una demo. Le altre guide sono in tutte le guide.