Un gestionale per l'asilo nido che tiene insieme sezioni, segreteria e famiglie

Il registro presenze è un foglio appeso in sezione, le rette stanno in un file Excel che conosce solo la segreteria, gli avvisi partono nel gruppo WhatsApp dei genitori e le deleghe al ritiro sono in un raccoglitore. Ogni pezzo funziona, finché qualcuno non chiede una cosa che li attraversa tutti: quanti posti liberi ci sono a gennaio, quali famiglie hanno la retta scaduta, chi ha letto l'avviso del ponte.

Chi gestisce un asilo nido o un micronido privato spesso cerca un gestionale proprio in quel momento: quando si accorge di passare la sera a ricopiare dati da un posto all'altro, e che la visione d'insieme del nido ce l'ha solo in testa.

Questa guida spiega cosa dovrebbe fare un gestionale per asilo nido, come lo fa Nido, il gestionale UXIO per nidi, micronidi e ludoteche, e dove sono i suoi limiti di oggi.

Perché il nido finisce diviso in cinque strumenti

Un nido ha tre mondi che si parlano poco: la sezione, dove le educatrici lavorano con i bambini e non hanno tempo di stare al computer; la segreteria, che segue iscrizioni, rette e pratiche; le famiglie, che vogliono sapere come è andata la giornata. Ognuno si è dato lo strumento più comodo per sé, e il risultato sono dati doppi:

• la presenza segnata sul foglio va ricopiata per contare le ore e i ritardi nel ritiro;
• l'allergia scritta nella scheda d'iscrizione non arriva alla cucina il giorno in cui il menu prevede lo yogurt;
• la retta del mese si ricalcola a mano a ogni cambio di formula o sconto;
• il consenso alle foto firmato a settembre non c'entra nulla con la foto mandata nella chat a ottobre.

Il problema non è la carta in sé: è che nessuno strumento conosce gli altri.

Come lo risolve Nido

Nido è un pannello per titolare, coordinatrici e segreteria, più due app per telefono: una per le educatrici e una per le famiglie. Tutti lavorano sugli stessi dati.

La dashboard di una sede: numeri, allergie di oggi e pratiche aperte.

1. Configuri la struttura una volta. In Organizzazione › Sezioni crei le sezioni con fascia d'età in mesi, Posti e Rapporto educatore; in Organizzazione › Piani tariffari le formule (Tempo pieno, Part time mattino, A ore, Occasionale…) con retta mensile e quota di iscrizione.
2. Iscrivi i bambini per anno educativo. Ogni iscrizione ha uno stato (In attesa, Lista d'attesa, Attiva, Sospesa, Ritirata, Conclusa), una sezione e un piano. La dashboard mostra subito occupazione e Iscrizioni da evadere.
3. La giornata si registra in sezione. Dall'app educatrici, o da Giornata › Registro giornaliero nel pannello, una riga per bambino: Entrata, Assente, uscita con chi lo ritira. Al ritiro il gestionale propone solo le persone con una delega valida oggi; per chiunque altro serve il motivo della deroga. Il tema è approfondito nella guida al registro presenze del nido.
4. Il diario arriva ai genitori quando è pronto. Umore, pasti (Tutto, Metà, Poco, Niente, Non offerto), sonno e cambi si compilano dal telefono; il diario resta in bozza finché non viene pubblicato, e solo allora lo vedono i tutori con accesso completo.
5. Menu e allergie si incrociano da soli. Il menu a rotazione indica gli allergeni di ogni piatto; il riquadro Allergie e menu di oggi in dashboard elenca i bambini attesi oggi con allergie e, in rosso, i piatti che le contengono.
6. Avvisi con presa visione. In Comunicazione › Comunicazioni scegli i destinatari (tutta la sede, alcune sezioni, singoli bambini) e puoi attivare Richiedi presa visione: il genitore tocca Ho letto nell'app e tu vedi la percentuale. L'app per i genitori raccoglie anche diario, richieste e pagamenti.
7. Rette e incassi senza ricalcoli. In Amministrazione › Fatture e ricevute il pulsante Genera rette del mese prepara le bozze per tutte le iscrizioni attive, senza doppioni; poi Emetti e Registra incasso. I dettagli sono nella guida alla gestione delle rette.
8. Consensi con versione. Le informative hanno versioni; le foto di un'attività diventano visibili alle famiglie solo se tutti i bambini taggati hanno il consenso alle immagini.
9. Crescita e numeri. Crescita › Diario evolutivo raccoglie le osservazioni per aree; Crescita › Report mostra presenze, incassi e occupazione del periodo.

Il Report: presenze, incassi e scaduti della sede nel periodo scelto.

Puoi vedere come appare all'esterno una sede configurata con Nido nella pagina pubblica della sede Demo: sezioni con posti liberi, tariffe, menu della settimana con allergeni e il modulo per prenotare una visita.

Una settimana tipo, di esempio

Per rendere concreto il flusso, ecco come si distribuisce il lavoro in un nido di esempio con tre sezioni:

Per chi è

• Titolari di asili nido privati, micronidi, ludoteche e centri per l'infanzia che vogliono vedere occupazione, incassi e pratiche senza chiedere a nessuno.
• Coordinatrici che vogliono sapere chi è in struttura, chi è allergico a cosa oggi e quali diari mancano.
• Segreterie che oggi tengono rette e iscrizioni su fogli separati.
• Strutture con più di una sede: ogni sede ha i suoi dati e si passa dall'una all'altra dal menu (vedi la guida al gestionale per più sedi).

Confronto con gli strumenti di oggi

Quello che vede il genitore: il diario pubblicato, giorno per giorno.

Limiti onesti

Nido oggi non fa alcune cose che altri si aspettano da un gestionale:

• niente pagamenti online con carta né addebito SEPA automatico: mandati e incassi si registrano a mano;
• niente fatturazione elettronica verso lo SDI: i documenti si numerano ed emettono nel gestionale;
• lo Sconto fratelli del piano tariffario non si applica da solo: lo sconto effettivo è quello che scrivi sull'iscrizione (Sconto applicato);
• la Penale ritardo ritiro non si addebita da sola: i minuti di ritardo si registrano e il Report li conta, l'addebito extra si crea a mano;
• niente graduatorie a punteggio né modulo online di pre-iscrizione: ci sono gli stati In attesa e Lista d'attesa e la richiesta di visita dalla pagina della sede;
• niente turni del personale né buste paga, e nessun invio di SMS;
• le app sono PWA, non si trovano negli store.

Per privacy e consensi Nido registra chi ha firmato quale versione e blocca le foto senza consenso, ma non sostituisce il parere del DPO o del consulente privacy della struttura.

Domande frequenti

Che cosa deve fare un gestionale per asilo nido?

Deve coprire le tre parti del lavoro: la giornata in sezione (presenze, entrate e uscite, ritiri, diario), la segreteria (iscrizioni, rette, incassi, consensi) e la comunicazione con le famiglie. Con Nido le tre parti lavorano sugli stessi dati: quello che l'educatrice registra dal telefono compare nel pannello e, quando viene pubblicato, nell'app dei genitori.

Nido va bene anche per un micronido o una ludoteca?

Sì. Le sezioni si creano con la loro fascia d'età e i loro posti, quindi un micronido con una sola sezione funziona come un nido con tre. Per ludoteche e centri per l'infanzia c'è anche la parte Prenotazioni, per feste di compleanno, laboratori, escursioni e baby parking, aperti se serve anche a chi non frequenta.

Educatrici e genitori devono scaricare un'app dagli store?

No. L'app educatrici e l'app famiglie sono app web (PWA): si aprono dal browser del telefono e si possono aggiungere alla schermata iniziale, senza passare da App Store o Google Play. I genitori ricevono un invito via email con un link valido 7 giorni per scegliere la password.

Il gestionale calcola le rette del mese da solo?

Prepara le bozze. Genera rette del mese crea una retta per ogni iscrizione attiva, con l'importo concordato o quello del piano tariffario meno lo sconto applicato sull'iscrizione, e aggiunge gli addebiti extra non ancora fatturati. La segreteria controlla, emette e registra gli incassi a mano: oggi non ci sono pagamenti online né invio allo SDI.

Come si tengono separati i dati che vede la famiglia da quelli interni?

Il diario ha un campo Note interne che i genitori non vedono mai, e resta in bozza finché qualcuno non lo pubblica. Ogni tutore ha poi un livello di accesso all'app (Nessun accesso, Solo ritiro, Base, Completo): chi ha solo il ritiro non vede diario e foto. Le foto compaiono solo se tutti i bambini taggati hanno il consenso.

Inizia

Il modo più rapido per capire se Nido fa per il tuo nido è guardarlo con i tuoi dati in mente: apri la pagina pubblica della sede Demo, poi richiedi una demo e ti mostriamo pannello, app educatrici e app famiglie. Se vuoi approfondire un tema alla volta, trovi tutte le guide.