Feste, laboratori e baby parking in ludoteca senza doppie prenotazioni

Il sabato c'è la festa di compleanno nella sala grande, il mercoledì pomeriggio il laboratorio di pittura con otto posti, a Natale il campus. Le prenotazioni arrivano al telefono, su WhatsApp, a voce all'uscita. Finisce che il laboratorio ha dieci bambini e otto grembiulini, che due feste si sovrappongono sulla stessa sala, o che una famiglia disdice il venerdì sera e nessuno sa se la quota va chiesta.

Chi gestisce una ludoteca o un centro per l'infanzia che organizza feste, laboratori e baby parking cerca un gestionale e trova soprattutto software per palestre o agende generiche, che non sanno cosa sia una fascia d'età o un consenso alle uscite.

Questa guida mostra come si gestiscono feste, laboratori, escursioni e baby parking con Nido, il gestionale UXIO per ludoteche e asili nido, e cosa resta da fare a mano.

Perché l'agenda di carta non regge

Un servizio prenotabile per bambini ha più regole di un appuntamento dal parrucchiere:

• i posti: un laboratorio ha un numero di bambini massimo, e una festa conta gli invitati, non solo il festeggiato;
• l'età: il laboratorio per i piccoli non va bene per i grandi, e viceversa;
• lo spazio: la sala morbida e la sala grande non si usano per due cose insieme;
• le disdette: entro quando si può disdire gratis, e cosa succede dopo;
• i consensi: un'uscita al parco richiede l'autorizzazione dei genitori;
• i soldi: la quota va chiesta, incassata o aggiunta alla retta del mese.

Su un'agenda, ogni regola è un controllo che qualcuno deve ricordarsi di fare.

Come lo risolve Nido

Il gruppo Prenotazioni del pannello separa tre cose: cosa si prenota (servizi), quando (sessioni) e chi (prenotazioni). In più ci sono le Sale.

Prenotazioni › Servizi prenotabili: ogni servizio con quota, posti e regole di disdetta.

1. Descrivi il servizio. In Prenotazioni › Servizi prenotabili scegli il Tipo (Festa di compleanno, Laboratorio, Escursione, Campus, Baby parking, Attività pomeridiana), la descrizione e Cosa portare. Nella scheda Pricing la Quota e A pagamento; nella scheda Regole i Posti predefiniti, Età minima (mesi) ed Età massima (mesi), Disdetta gratuita entro in ore e Aperto a chi non frequenta.
2. Registra le sale. In Prenotazioni › Sale ogni spazio ha capienza, Prenotabile e Attiva; l'elenco mostra quante sessioni usa ogni sala.
3. Fissa le sessioni. In Prenotazioni › Sessioni indichi servizio, sala, referente, inizio e fine, posti e prezzo specifico (se vuoti valgono quelli del servizio) e la finestra Prenotazioni dal / fino al. La colonna Prenotabile dice se in quel momento la sessione accetta prenotazioni; una sessione già iniziata non ne accetta più.
4. Ricevi le richieste dalla pagina pubblica. La pagina della sede mostra i servizi attivi con le prossime date non al completo e il pulsante Prenota. La famiglia sceglie la data e quanti bambini; se chiede più posti di quelli rimasti, il modulo glielo dice. La richiesta arriva in Richieste Dal Sito come Prenotazione servizio, e la sede riceve un'email.
5. Registra e conferma la prenotazione. In Prenotazioni › Prenotazioni crei la prenotazione con sessione, bambino, Prenotato da, numero di persone e quota; per chi non frequenta compili la scheda Contatti, e nella scheda Dettagli le opzioni della festa (per esempio menu, animazione, torta). Poi Conferma: Nido la blocca, spiegando il motivo, se mancano posti, se la sessione è annullata, se il bambino è fuori fascia d'età o se un'escursione non ha il consenso alle uscite.
6. Gestisci disdette e quote. Annulla, con un motivo facoltativo: oltre il termine di disdetta gratuita la quota resta dovuta e il gestionale crea da solo l'addebito extra. Addebita porta la quota di una prenotazione confermata, completata o non presentata fra gli addebiti extra, che entrano nella retta del mese con Genera rette del mese (vedi la guida alla gestione delle rette).

L'elenco delle prenotazioni: stato, quota e azioni sulla riga.

Gli stati di una prenotazione

Ogni prenotazione riceve un codice univoco, utile quando la famiglia richiama.

Un esempio di disdetta, con numeri di esempio

Un laboratorio del sabato alle 10:00, con Disdetta gratuita entro 48 ore e una quota di esempio di 15 €:

L'addebito automatico si crea solo se la prenotazione è collegata a un bambino iscritto e ha una quota.

La sezione "Feste, laboratori e tempo insieme" della pagina pubblica.

Puoi vedere come appare questa sezione nella pagina pubblica della sede Demo.

Per chi è

• Ludoteche che organizzano feste di compleanno nel weekend e laboratori in settimana.
• Asili nido e centri per l'infanzia che offrono baby parking pomeridiano, campus o uscite e vogliono le quote nella retta. Il resto della gestione del nido è descritto nella guida al gestionale per asilo nido.
• Strutture che aprono alcuni servizi anche a bambini che non frequentano.

Per le uscite e le foto dei laboratori, il tema dei consensi è approfondito nella guida al consenso foto dei bambini.

Confronto

Limiti onesti

• La richiesta dal sito non è ancora una prenotazione. Arriva in Richieste Dal Sito e la segreteria la registra in Prenotazioni; finché non lo fa, il posto non è tenuto.
• Niente pagamento online con carta: le quote si incassano a mano o finiscono in retta. Per chi non frequenta si incassano a parte.
• Niente controllo automatico della sala: la sala si indica sulla sessione e l'elenco mostra quante sessioni la usano, ma due sessioni nello stesso spazio e nello stesso orario non vengono bloccate da sole.
• La Quota per invitato extra delle feste si registra sul servizio, ma la quota della prenotazione non la calcola da sola: si adegua a mano.
• Niente SMS di promemoria e niente app negli store: le famiglie usano la pagina pubblica e l'app web.

Domande frequenti

Come si evita di prenotare due volte gli stessi posti di un laboratorio?

Ogni sessione ha i suoi posti, presi dal servizio o indicati sulla sessione. Le prenotazioni Richieste, Confermate e Completate li occupano, contando il numero di persone di ciascuna; quando i posti finiscono, Conferma si blocca e dice quanti ne restano. Dalla pagina pubblica non si può chiedere più posti di quelli liberi.

Le famiglie possono prenotare una festa o un laboratorio online?

Possono inviare la richiesta. Nella pagina pubblica della sede compaiono i servizi attivi con le prossime date non al completo e il pulsante Prenota; la richiesta arriva in Richieste Dal Sito come Prenotazione servizio, con data e numero di bambini, e la sede riceve un'email. La prenotazione vera la registra poi la segreteria.

Cosa succede se una famiglia disdice all'ultimo momento?

Ogni servizio ha il campo Disdetta gratuita entro, in ore prima dell'inizio. Se una prenotazione confermata viene annullata oltre quel termine, la quota resta dovuta e Nido crea da solo l'addebito extra Disdetta oltre il termine, a patto che la prenotazione sia collegata a un bambino e abbia una quota.

Si possono prenotare servizi per bambini che non frequentano la ludoteca?

Sì, se sul servizio è attivo Aperto a chi non frequenta. Nella prenotazione si compilano allora i contatti della famiglia (nome, telefono, email). La quota di chi non frequenta non può finire in retta, perché manca un bambino iscritto: si incassa a parte.

Per un'escursione serve il consenso dei genitori?

Sì: per i servizi di tipo Escursione Nido non conferma la prenotazione se il bambino non ha il consenso alle uscite registrato, e lo dice nel motivo del blocco. Lo stesso blocco scatta se il bambino è fuori dalla fascia d'età del servizio o se la sessione è stata annullata.

Inizia

Prova a immaginare il tuo prossimo sabato di feste dentro Nido: guarda i servizi nella pagina pubblica della sede Demo e richiedi una demo per vedere servizi, sessioni e prenotazioni dal pannello. Le altre guide sono in tutte le guide.